Međunarodni ugovori, broj 18/20

ODLUKA BROJ 2020/04


REGIONALNOG UPRAVNOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE O PRAVILIMA PUTOVANJA ZA OSOBLJE PROMETNE ZAJEDNICE

Član 1.

Pravila putovanja za osoblje Prometne zajednice ustanovljena u Aneksu, ovime se usvajaju.

Član 2.

Ova odluka stupa na snagu danom usvajanja.

Potpisano u Sarajevu, 29. jula 2020. godine

Za Regionalni upravni odbor

Predsjednik

Zoran Andrić, s. r.

ANEKS

PRAVILA PUTOVANJA ZA OSOBLJE PROMETNE ZAJEDNICE

1. Oblast primjene

1.1. Ova pravila se primjenjuju na sva službena putovanja iz mjesta zaposlenja u interesu Prometne zajednice.

1.2. Ova pravila se primjenjuju na sve zaposlene u Prometnoj zajednici u skladu sa Kadrovskim pravilima Prometne zajednice.

2. Putne dozvole

2.1. Prije službenog putovanja član osoblјa mora dobiti odobreni zahtjev za putovanje. Zahtjeve za putovanje u pisanom obliku odobrava direktor ili član osoblјa kojeg je ovlastio direktor. Zahtjev za putovanje upućen direktoru mora sadržavati sve detalje potrebne za donošenje informirane odluke, kao što su:

- svrha službenog putovanja, lokacija i vrijeme početka i završetka sastanka;

- trajanje službenog putovanja na osnovu korištenih prijevoznih sredstava i vremena i itinerera za povratno putovanje, uključujući lokalni prijevoz gdje je to prikladno;

- aranžman za smještaj;

- procijenjeni troškovi zasnovani na optimalnoj ekonomičnosti.

2.2. Odgovornost je osoblјa da dobije neophodno odobrenje prije početka službenog putovanja. Odobreni zahtjev za putovanje član osoblјa će čuvati i priložiti uz zahtjev za nadoknadom putnih troškova ("putni zahtjev") po povratku, zajedno sa izvještajem o putovanju.

2.3. Za službeno putovanje direktor će unaprijed pripremiti memorandum, na osnovu obrasca navedenog u prilogu, koji potpisuje direktor. U memorandumu će biti naveden razlog službenog putovanja i njegovo predviđeno trajanje. Direktor će slijediti zajedničke postupke predviđene ovim pravilima.

3. Prijevoz između mjesta zaposlenja i mjesta službenog putovanja

3.1. Kao opće pravilo, bit će odobren najisplativiji način prijevoza u odnosu na svrhu i vrijeme službenog putovanja.

3.2. Putovanje avionom odvijat će se najdirektnijom rutom po najnižoj dostupnoj cijeni. Kada datumi putovanja predlažu uključivanje vikenda kako bi se dobila snižena cijena karte koja je dostupna za neke avionske i vozne karte kada su unaprijed rezervirane ("kupovina unaprijed" ili "APEX" karta), član osoblja imat će pravo na dnevnicu, pod uvjetom da cijena "APEX" karte predstavlja najnižu dostupnu cijenu avionske karte tako da se može postići ukupna ušteda.

3.3. Normalni standard za putovanje željeznicom bit će druga klasa.

3.4. Kada zračni ili želјeznički prijevoz nije dostupan ili nije isplativ, bit će odobreno putovanje autobusom ili automobilom.

3.5. Kada se odobri putovanje automobilom, osoblјe se potiče da koristi mogućnost iznajmljivanja automobila koje je ugovorila Prometna zajednica. Prometna zajednica će osigurati najveće moguće osiguranje. Ako osiguranje podrazumijeva zadržavanje osigurane sume, Prometna zajednica će ga ipak pokriti. Prometna zajednica ne snosi odgovornost u slučajevima kada osiguranje ne pokriva štetu, gubitak ili krađu.

3.6. Izuzetno, može se odobriti upotreba privatnog vozila. U takvim slučajevima, članovima osoblјa će se nadoknaditi troškovi u iznosu koji je ekvivalentan troškovima željezničke karte odgovarajuće klase u skladu sa tačkom 3.3. Kada više od jednog člana osoblјa putuje privatnim vozilom, nadoknada će se izvršiti samo vlasniku vozila. Kada Prometna zajednica odobri upotrebu privatnog vozila, Prometna zajednica ne preuzima odgovornost za bilo koji zahtjev treće strane, oštećenje vozila, gubitak ili krađu ličnih stvari ostavljenih u vozilu.

3.7. Članovi osoblјa mogu uključiti privatna odredišta u službeni plan putovanja ako je to uredno odobrio direktor. Ako uklјučivanje privatnog odredišta rezultira višim troškovima, član osoblјa plaća razliku između cijene službenog puta i izmijenjene cijene.

4. Kupovina karata

4.1. Rezervacija aranžmana za putovanja centralizirana je u okviru Sektora za administraciju Stalnog sekretarijata ("Sektor za administraciju").

4.2. Od članova osoblja očekuje se da prijave svoje potrebe povezane s putovanjima što je prije moguće kako bi se pronašla najekonomičnija cijena karte.

4.3. Sektor za administraciju šalje odobreni putni zahtjev ovlaštenom turističkom agentu i vraća ga putniku. Turistička zajednica će uputiti turističkog agenta da ne izdaje ili dostavlјa karte prije nego što faksom dobije odobreni zahtjev za putovanje. Isti postupak se odnosi i na vozne karte. Ako se vozne karte ne mogu nabaviti putem turističkog agenta, članovi osoblјa mogu kupiti vlastite vozne karte i troškovi će im se nadoknaditi nakon podnošenja odgovarajućeg zahtjeva za putovanje.

5. Putni troškovi

Putni troškovi koje Prometna zajednica pokriva ili nadoknađuje na osnovu pratećih dokumenata obuhvataju:

- troškove prijevoza, uklјučujući prijevoz do i od aerodroma ili drugog mjesta dolaska ili odlaska (naprimjer, hotel, drugi smještaj, mjesto sastanka, prostorije Stalnog sekretarijata);

- dnevnice;

- ostale troškove u direktnoj vezi sa službenim putovanjem koji su odobreni zahtjevom za putovanje (naprimjer, dodatni prtlјag, troškovi vize, kotizacija za konferencije, seminare).

6. Prijevoz do aerodroma, pristaništa i stanica na mjestu zaposlenja

Po pravilu, zaposleni koriste javni prijevoz. Međutim, prijevoz taksijem može odobriti direktor ako je on opravdan, naprimjer kada dvoje ili više zaposlenih koje odlaze na zadatak dijele taksi, kada nisu dostupne druge opcije javnog prijevoza ili kada se transfer odvija prije 8:00 ili poslije 21:00. Odgovarajući troškovi će biti nadoknađeni dostavom prateće dokumentacije. Upotreba privatnog vozila se može odobriti ako je opravdana. U takvim slučajevima nadoknada će biti ograničena na naknade za parkiranje (na aerodromu, stanici ili u luci) uz dostavu prateće dokumentacije.

7. Prijevoz na mjestu gdje se odvija službeno putovanje

Po pravilu, zaposleni koriste javni prijevoz. Upotreba taksija ipak je dozvoljene ako javni prijevoz nije odgovarajuća alternativa (naprimjer iz sigurnosnih razloga). Potpisujući putni zahtjev dotičnog osoblјa, direktor potvrđuje ovu činjenicu. Troškovi će biti nadoknađeni dostavom prateće dokumentacije.

8. Otkazivanje i izmjene prije polaska

Ako je službeno putovanje otkazano ili modificirano, član osoblјa mora:

- odmah obavijestiti direktora i Sektor za administraciju i navesti razloge;

- odmah otkazati ili ponovo rezervirati karte i rezervacije koje je izdao ovlašteni turistički agent, u pisanom obliku, čak i ako ih ne može refundirati;

- preduzeti neophodne korake za otkazivanje ili ponovno rezerviranje karata dobijenih direktno drugim sredstvom;

- odmah pismeno otkazati ili izmijeniti hotelske rezervacije i rezervacije automobila;

- sastaviti izvještaj o troškovima koji su nastali kao posljedica otkaza ili izmjene.

Prometna zajednica će pokriti troškove otkazivanja i rezervacije, bez obzira na korištena sredstva rezervacije.

9. Produžetak

Ako se trajanje službenog putovanja prvobitno naznačeno u dozvoli za putovanje produži zbog nepredviđenih okolnosti, što rezultira dodatnim troškovima, to se mora navesti u zahtjevu za putovanje (vidi tačku 15).

10. Prekid

Službena putovanja mogu se prekinuti zbog zahtjeva službe, zbog više sile ili iz ličnih razloga ozbiljne prirode koje kao takve priznaje direktor. Prekid mora unaprijed odobriti direktor, osim u slučajevima krajnje hitnosti ili ako se do direktora ne može doći. Sve troškove prouzrokovane prekidom koji je direktor odobrio na osnovu gore navedenih razloga snosit će Prometna zajednica i nadoknaditi u okviru službenog putovanja.

10. Izmjene iz ličnih razloga

Osoblјe koje ide na službeno putovanje može biti ovlašteno prilagoditi raspored, smještaj ili aranžman za prijevoz iz ličnih razloga. U tom slučaju ono će u zahtjev za putovanje uključiti poređenje predloženih troškova i troškova koji bi nastali bez takvih izmjena. Poređenje mora da se napravi na osnovu informacija dostupnih u vrijeme zahtjeva za putovanje, koristeći jednu od metoda izabranih za organiziranje službenog putovanja i na osnovu sličnih uvjeta. Član osoblјa koji odlazi na službeno putovanje pokrit će direktno i lično (sredstvima koja mu je odobrio Sektor za administraciju):

- bilo koji dodatni trošak, procijenjen u odnosu na ukupne troškove službenog putovanja bez dnevnice, koji proizilazi iz izmjena izvršenih iz ličnih razloga, uklјučujući odlazak iz i/ili povratak na drugu lokaciju, ako poređenje ukazuje na uvećanje troškova zadatka;

- bilo kakvu naknadu koja se naplaćuje za poređenje, ako je to obavila turistička agencija.

12. Dnevnica

12.1. Dnevnica uklјučuje troškove plaćenog smještaja i obroka, poklone i druge sporedne troškove.

12.2. Iznos dnevnice koji se primjenjuje na ugovore o vanjskoj pomoći koju finansira EU primjenjuju se po njihovim najnovijim stopama.

Iznos koji se primjenjuje odnosi se na mjesto u kojem član osoblјa provodi noć. Cjelodnevna dnevnica plaća se za dan kada započinje službeno putovanje. Dnevnica se ne plaća za dan kad je zaključeno službeno putovanje, tj. dnevnica se plaća na osnovu broja noćenja.

12.3. Veću naknadu može izuzetno odobriti direktor, za svaki slučaj, kada putnik zatraži da odsjeda u unaprijed utvrđenim hotelima za koje bi cijena noćenja predstavljala 60% ili više u odnosu na dnevnicu. U takvim slučajevima troškovi smještaja nadoknađivat će se nakon dostave odgovarajućeg računa. U svakom slučaju, okolnosti koje zahtijevaju veću naknadu moraju biti opisane u zahtjevu za putovanje i odobrene prije polaska.

12.4. Smanjeni iznosi dnevnice primjenjivat će se kada:

12.4.1. službeno putovanje ne uklјučuje noćenje:

- za službeno putovanje od osam sati ili više plaća se 50% dnevnice odgovarajuće destinacije;

- za službeno putovanje kraće od osam i duže od pet sati plaća se 35% dnevnice odgovarajuće destinacije;

- za službeno putovanje do i uklјučujući pet sati plaća se 20% dnevnice odgovarajuće destinacije;

12.4.2. putniku je osiguran besplatan smještaj:

- plaća se 50% dnevnice odgovarajuće destinacije;

12.4.3. službeno putovanje uklјučuje međukontinentalne letove ili vožnju vozom tokom noći:

- plaća se 50% dnevnice odgovarajuće destinacije;

12.4.4. besplatni obroci poput doručka, ručka ili večere dostupni su putniku:

- za svaki obrok, plaća se 10% dnevnice odgovarajuće destinacije;

12.4.5. putniku je osiguran besplatan smještaj i obroci:

- plaća se 20% od iznosa dnevnice.

12.5. Kada se službena putovanja odnose na putovanje u zemlјu domaćina (Srbija), primjenjivat će se dnevnica zemlјe domaćina. Za relevantni odbitak dnevnice u Srbiji primjenjuju se iste odredbe kao za službena putovanja u inostranstvo.

12.6. Kada sve troškove snosi organizator događaja, primjenjivat će se gore navedene odredbe u vezi s izračunavanjem dnevnice.

12.7. Dnevnica neće biti plaćena za dio službenog putovanja koji je bio podložan izmjenama izvršenim u tački 11.

13. Akontacije putovanja

13.1. Ako putnik to zatraži, Prometna zajednica će osigurati akontaciju sredstava za službeno putovanje do 80% dnevnice za putovanje. Zahtjevi za akontacije putovanja moraju se uputiti najmanje 4 radna dana prije dana odlaska.

13.2. Svi iznosi uplaćeni akontacijom odbit će se od iznosa koji će se nadoknaditi za pokrivanje troškova zadatka. Ako se isplati akontacija koja se pokaže većom od stvarnih troškova zadatka, višak će se nadoknaditi jednim plaćanjem od naknadne isplate plaće članu osoblјa koji obavlja zadatak. Ako je akontacija isplaćena članu osoblјa za zadatak koji je naknadno otkazan, iznos akontacije automatski se oduzima od naknadne isplate plaće.

14. Izvještaji o putovanju

Članovi osoblјa na službenom putovanju podnose kratak izvještaj o putovanju u roku od jedne nedjelјe od povratka u ured. Izvještaj o putovanju potpisuje nadređeni, prilaže ga zahtjevu za putovanje i šalјe ga direktoru, kao i drugom osoblјu prema potrebi.

15. Nadoknada troškova putovanja

15.1. Član osoblјa podnosi zahtjev za nadoknadu troškova putovanja sa izvještajem o putovanju, odobrenjem za putovanje i pratećim dokumentima Sektoru za administraciju i direktoru u roku od jedne nedjelјe nakon povratka u ured, bez obzira da li je plaćena akontacija za putovanje ili ne. Ne treba donositi račune za hotele i obroke ili druge sporedne troškove, jer je utvrđena dnevnica za te troškove paušalna nadoknada.

15.2. Ako je nekom zaposlenom odobrena akontacija za putovanje u skladu sa tačkom 13. a on ne podnese zahtjev za nadoknadu troškova putovanja u određenom roku, akontacija za putovanje se oduzima od naknadne isplate plaće. Odbijena akontacija za putovanje nadoknađuje se samo ako je podnesen zahtjev za nadoknadu troškova putovanja.

16. Odgovornosti osoblјa

Članovi osoblјa odgovorni su za tačnost i potpunost izjava koje su dali prilikom planiranja i izvršenja svojih službenih putovanja te izvještavanja o njima. Oni će, bez utjecaja na odredbe Pravilnika o osoblјu Prometne zajednice, biti odgovorni za bilo koji neprimjereno primljeni iznos ili za bilo kakve neprimjerene postupke.

Članovi osoblјa obavljaju službena putovanja u skladu sa općim zahtjevima za radni učinak utvrđenim Pravilnikom o osoblјu Prometne zajednice. Očekuje se da će članovi osoblјa poštovati najviše standarde profesionalne etike i ostati nezavisni u svakom trenutku.

17. Kontrolne mjere

Prometna zajednica čuva evidenciju, dokumente i dokaze koji se odnose na odobrenje, planiranje i organizaciju službenih putovanja i izmirenje plaćanja u periodu od pet godina.

Primjenjuju se finansijska pravila i postupci revizije Prometne zajednice.

18. Primjena

Ova pravila primjenjuju se od dana nakon usvajanja.